Encyklopedia Administracji Publicznej MW Pivot Skin

SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ (EZD) – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. W EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to: prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; wykonywania dekretacji; wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma; prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD; gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw. Nowoczesna administracja posługuje się głównie dokumentami elektronicznymi. Dokumenty tworzone wewnątrz danej jednostki administracji publicznej (tzw. dokumenty wewnętrzne) mogą być od razu tworzone w postaci elektronicznej jako naturalne dokumenty elektroniczne, w takiej postaci rejestrowane, przetwarzane, przechowywane, podpisywane i wysyłane. Jeśli jednak interesant (usługobiorca) zażąda dokumentu na papierze, wtedy musi być on wydrukowany i podpisany przez upoważnioną do tego osobę. EZD stanowi jednocześnie archiwum zakładowe [ K. Mroczka ].